Ψηφιακή Διακίνηση β’ φάση: τι αλλάζει για τον στόλο και τους μεταφορείς

Τι είναι η Ψηφιακή Διακίνηση και τι προσθέτει η β’ φάση

Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών είναι η ηλεκτρονική παρακολούθηση της μετακίνησης αποθεμάτων μέσα από το myDATA. Στην πρώτη φάση το βάρος έπεσε στο παραστατικό: το δελτίο αποστολής εκδίδεται και διαβιβάζεται ηλεκτρονικά, με μοναδικό αναγνωριστικό και QR.

Στη δεύτερη φάση προστίθεται το κομμάτι που λείπει: τι έγινε στην πράξη. Ποιο όχημα ξεκίνησε και πότε, αν άλλαξε μεταφορικό μέσο στη μέση, τι ποσότητα έφτασε στον παραλήπτη και αν αυτός την αποδέχτηκε. Έτσι η ΑΑΔΕ αποκτά εικόνα της διακίνησης, όχι μόνο της τιμολόγησης.

Πρακτικά, η επιχείρηση δεν καλείται πια μόνο να εκδώσει σωστά ένα έγγραφο. Καλείται να δηλώσει γεγονότα που συμβαίνουν εκτός γραφείου, σε πραγματικό χρόνο.

Οι τρεις ρόλοι: αποστολέας, μεταφορέας, παραλήπτης

Το σημαντικότερο που πρέπει να καταλάβει μια επιχείρηση είναι ότι η διακίνηση δεν είναι υπόθεση ενός μόνο μέρους. Η ίδια διακίνηση αγγίζει τρεις ρόλους και ο καθένας έχει δική του υποχρέωση και δικούς του κωδικούς.

Πολλές επιχειρήσεις έχουν και τους τρεις ρόλους σε διαφορετικές στιγμές: αποστέλλουν με τα δικά τους οχήματα, μεταφέρουν για λογαριασμό τρίτων και παραλαμβάνουν από προμηθευτές. Γι’ αυτό η οργάνωση μετράει περισσότερο από το εργαλείο.

Το QR γίνεται το κέντρο της διαδικασίας

Κάθε ψηφιακό δελτίο αποστολής έχει ένα QR. Δεν υπάρχει ξεχωριστό QR για τον μεταφορέα και άλλο για τον παραλήπτη: είναι το ίδιο, και ο καθένας το σκανάρει με τη δική του εφαρμογή και τους δικούς του κωδικούς, κάνοντας τη δική του νομική πράξη.

Αυτό έχει μια πολύ πρακτική συνέπεια για τον στόλο: το QR πρέπει να είναι διαθέσιμο στον οδηγό τη στιγμή της παράδοσης. Αν βρίσκεται μόνο σε ένα εκτυπωμένο χαρτί ή σε ένα email στο γραφείο, η διαδικασία κολλάει στην πόρτα του πελάτη.

Η σωστή προσέγγιση είναι το QR να ταξιδεύει μαζί με την εργασία του οδηγού, στο κινητό, όπως ταξιδεύουν η διεύθυνση και η πλοήγηση.

Γιατί αφορά τον υπεύθυνο στόλου και όχι μόνο το λογιστήριο

Οι δηλώσεις της β’ φάσης έχουν χρόνο. Η έναρξη της διακίνησης δηλώνεται όταν ξεκινά η μεταφορά, η μεταφόρτωση όταν αλλάζει όχημα και η παραλαβή όταν παραδίδεται το φορτίο. Κανένα από αυτά δεν συμβαίνει σε γραφείο και κανένα δεν μπορεί να συμπληρωθεί αξιόπιστα την επόμενη μέρα από μνήμη.

Αν η επιχείρηση δεν έχει οργανωμένη ροή εργασιών, η συμμόρφωση γίνεται τηλεφωνική: το γραφείο παίρνει τον οδηγό, ο οδηγός λέει πού είναι και κάποιος καταχωρίζει κάτι εκ των υστέρων. Αυτό είναι ακριβό σε χρόνο και εύθραυστο σε έλεγχο.

Ο στόλος που έχει ήδη εργασίες, στάσεις και αποδεικτικά παράδοσης έχει τη μισή δουλειά καμωμένη, γιατί τα γεγονότα που ζητά η ΑΑΔΕ είναι τα ίδια γεγονότα που ήδη καταγράφει για τη δική του λειτουργία.

• Η έναρξη διαδρομής του οδηγού είναι η στιγμή της έναρξης διακίνησης
• Η ολοκλήρωση της στάσης είναι η στιγμή του αποτελέσματος παράδοσης
• Το όχημα της εργασίας δίνει την πινακίδα που ζητείται στη δήλωση
• Το αποδεικτικό παράδοσης δείχνει αν η παράδοση ήταν πλήρης ή μερική
• Η θέση και η ώρα προκύπτουν από τη συσκευή, χωρίς πρόσθετη καταχώριση

Πώς το λύνει η MyGPS

Η MyGPS δεν εκδίδει παραστατικά και δεν αντικαθιστά το πρόγραμμα τιμολόγησης. Συνδέεται με το myDATA, διαβάζει τα δελτία αποστολής που έχει εκδώσει η επιχείρηση και τα μετατρέπει σε εργασίες διανομής με πελάτη, σημείο παράδοσης και ώρα.

Από εκεί και πέρα η ροή είναι η κανονική δουλειά του στόλου: ο οδηγός βλέπει τη στάση και το QR στο κινητό, ξεκινά τη διαδρομή και ολοκληρώνει με αποδεικτικό. Οι δηλώσεις προς την ΑΑΔΕ βγαίνουν από αυτές τις ενέργειες, χωρίς δεύτερη καταχώριση.

• Ανάγνωση δελτίων αποστολής και ΤΔΑ από το myDATA, με αναγνώριση τύπου και σειράς
• Αυτόματη δημιουργία εργασίας με διεύθυνση παράδοσης και διεύθυνση φόρτωσης
• Εμφάνιση του QR της ΑΑΔΕ μέσα στην κάρτα εργασίας του οδηγού
• Διαβίβαση έναρξης μεταφοράς με την πινακίδα του οχήματος
• Διαβίβαση πλήρους, μερικής ή μη παράδοσης από το αποδεικτικό της στάσης
• Παρακολούθηση της κατάστασης του δελτίου και ενημέρωση της εργασίας

Τι να ελέγξετε στον στόλο σας

Πριν φτάσουν τα επόμενα ορόσημα, αξίζει μια απλή εσωτερική άσκηση: πάρτε μια πραγματική διανομή της περασμένης εβδομάδας και δείτε αν μπορείτε να απαντήσετε με στοιχεία, όχι με εκτίμηση.

Αν κάποια από τις απαντήσεις βασίζεται σε τηλέφωνο, χαρτί ή μνήμη, εκεί είναι το κενό που θα φανεί στον έλεγχο.

• Ποιο όχημα εκτέλεσε τη μεταφορά και ποια ώρα ξεκίνησε
• Αν άλλαξε όχημα ή μεταφορέας στη διαδρομή και πότε
• Τι ποσότητα παραδόθηκε και αν υπήρξε απόκλιση
• Αν ο οδηγός είχε διαθέσιμο το QR του δελτίου στην παράδοση
• Ποιος και πότε επιβεβαίωσε την παραλαβή
• Πόσος χρόνος γραφείου ξοδεύεται για να συγκεντρωθούν όλα αυτά